تدوین فرآیندهای فاوا با استفاده از چهارچوب ITIL و COBIT (طرح چابک)

طرح چابک (چهارچوب ITIL و COBIT)

در حال حاضر سازمان‌ها به منظور پوشش چالش‌های موجود، از چهارچوب‌هایی مانند ITIL،COBIT، CMMI، VAL IT و … استفاده می‌کنند. آمار نشان می‌دهد که 65% از سازمان‌های مورد بررسی از چهارچوب‌های COBIT و ITIL استفاده می‌کنند، در حالیکه حداقل شناخت را نسبت به این چهارچوب‌ها دارند. بکارگیری ترکیبی از این چهارچوب‌ها با در نظر گرفتن مواردی مانند نوع چالش‌ها و سطح بلوغ سازمان یکی از رویکردهای مؤثر در استفاده از حداقل مزایای این گونه چهارچوب‌ها می‌باشد.

طرح چابک ترکیبی از دو چهارچوب ITIL v3 وCOBIT v4.1 می‌باشد. چهارچوب کنترلی COBIT به ارزیابی سطح بلوغ هر یک از فرآیندهای موجود در بخش فاوای سازمان می‌پردازد. چهارچوب ITIL، در یک چرخه‌ی حیات مدیریت خدمات، که شامل پنج حوزه‌ی فرآیندی می‌باشد فرآیندهای بخش فاوای سازمان را بهبود می‌بخشد. این طرح بسته‌ای از فرآیندهای حیاتی را به منظور مدیریت خدمات بخش فاوا به سازمان‌ها ارائه می‌کند؛ و در صورت وجودِ هر یک از فرآیندهای بسته‌ی پیشنهادی در سازمان، اقدام به بهبود این فرآیندها مطابق با چهارچوب ITIL می‌نماید. این بسته‌ی فرآیندی پس از ارزیابی سطح بلوغ فرآیندها و تحلیل شکاف، قابل توسعه می‌باشد و می‌توان فرآیندهای دیگری از چهارچوب ITIL را بسته به بلوغ فرآیندی سازمان به آن اضافه نمود. بسته‌ی پیشنهادی شامل فرآیندهایی از چهارچوب ITIL است که پیش‌نیاز سایر فرآیندها محسوب می‌شود. هم‌چنین سازمان‌ها را سریعتر به نتیجه‌ی مورد نظر‌ می‌رساند. شش فاز پیاده‌سازی طرح چابک به صورت زیر می‌باشد:

  1. فاز‌ صفر – ارزیابی بلوغ سازمان
  2. فاز یک – تشکیل کارگاه‌های فرآیندی
  3. فاز دو – تحلیل شکاف
  4. فاز سه – ایجاد نقشه‌ی راه و طرح
  5. فاز چهار – اقدام و پایش
  6. فاز پنج – تصویب روند راهبری

وجه تسمیه این طرح تسریع در پیاده‌سازی و تحویل خروجی نهایی به سازمان می‌باشد. این طرح جزء پروژه‌های تعالی سازمانی محسوب می‌شود و پیاده‌سازی آن حوزه‌های دیگر سازمان را درگیر نمی‌نماید و پس از طی 6 ماه پیاده‌سازی آن تکمیل می‌گردد.

پس از اجرای طرح حداقل خروجی‌های قابل لمس برای سازمان‌ها به صورت زیر خواهد بود:

  1. الگوی نیازمندی‌های سطح خدمت (SLR) جهت نیازسنجی نرم‌افزاری، سخت‌افزاری و … از واحدهای مختلف کسب‌وکار
  2. الگوی توافق‌نامه‌ سطح خدمت (SLA) جهت ارائه‌ی شرح خدمات کاملی از پروژه‌های فاوا به پیمانکار مربوطه
  3. الگوی توافق‌نامه‌ سطح عملیاتی (OLA) جهت پشتیبانی از خدماتی که بخش فاوا به سایر واحدها‌ی کسب‌وکاری ارائه می‌کند. پشتیبانی خدماتی هم‌چون سیستم‌های اطلاعاتی، شبکه و ارتباطات و …
  4. RFP مربوط به تهیه‌ی ابزارهای مناسب برای مکانیزه کردن فرآیندهای بسته‌ی پیشنهادی
  5. الگوی فرم شناسنامه پروژه جهت امکان‌سنجی انجام پروژه‌های فاوا
  6. الگوی گزارشات عملکرد خدمت جهت ارزیابی خدمات ارائه‌ شده به سایر واحدهای کسب‌وکاری
  7. راه‌اندازی Service Desk در سازمان
  8. و بسیاری از موارد دیگر …

لازم به ذکر است طرح چابک برای سازمان‌هایی که مشکلات آن‌ها با یک مجموعه الگو نیز برطرف می‌گردد و در اجرای این طرح زمان و هزینه برای آن‌ها اهمیت ویژه‌ای دارد، در مدت 3 ماه نیز قابل اجرا می‌باشد.


پس از پیاده‌سازی طرح چابک در بخش فاوای سازمان، حداقل مزیتِ افزایش کارایی را خواهیم داشت.

اقداماتی که در طی طرح چابک‌ انجام می‌گیرد به همراه زمان‌بندی آن در جدول زیر مشخص شده است.

جدول 1- زمان‌بندی پیاده‌سازی طرح چابک
طرح چابک